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Datenschutzerklärung für die ClarixUP-Mitarbeiter-App

Stand: 16. Oktober 2026

Diese Erklärung gilt für die ClarixUP-Mitarbeiter-App auf Android und iOS sowie die öffentlichen App-Datenschutz- und Kontolöschseiten. Welche betrieblichen Funktionen du nutzen kannst, bestimmt dein Betrieb. Die allgemeine Datenschutzerklärung für die Marketing-Website ist unten gesondert verlinkt.

1. Anbieter, Verantwortlichkeiten und Kontakt

Anbieter ist Labonde Software Ltd, handelnd unter ClarixUP, Tasou Chatzipapanastasiou 11, Office 002, 8035 Geroskipou, Zypern. Datenschutzanfragen und Support: contact@clarixup.de.

Für die Verarbeitung deiner Beschäftigten- und Betriebsdaten ist grundsätzlich der Betrieb verantwortlich, der deinen Zugang eingerichtet hat. Er legt Zwecke, Zugriffsrechte, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung fest. ClarixUP verarbeitet diese Daten für den Betrieb als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich für eigene Zwecke des Dienstbetriebs, insbesondere die Bearbeitung direkt an uns gerichteter Anliegen, die Absicherung der Plattform und die von uns verantwortete Missbrauchsbearbeitung, ist Labonde Software Ltd.

Diese Erklärung ersetzt nicht die Datenschutzinformationen deines Arbeitgebers. Zusätzliche betriebliche Verwendungen außerhalb der Mitarbeiter-App, etwa Personalabrechnung oder vom Betrieb beauftragte KI-Auswertungen im Verwaltungsportal, erläutert dir dein Betrieb gesondert.

2. Verarbeitete Daten, Herkunft und Zwecke

Wir erhalten Kontozuordnungen und freigeschaltete Stammdaten von deinem Betrieb. Weitere Angaben entstehen durch deine Eingaben und die von dir verwendeten Funktionen. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Nutzer-, Mitarbeiter- und Betriebskennungen sowie gegebenenfalls weitere Profil- und Kontaktdaten. Für die Anmeldung verarbeiten wir Passwortprüfwerte beziehungsweise kurzlebige E-Mail-Codes, Sitzungs- und Installationskennungen, Plattform, Gerätename und Anmeldezeitpunkte.

Je nach Freischaltung werden Arbeitszeiten, Pausen, Schichten, Kalenderdaten, Aufgaben, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Schulungs- und Kontrollnachweise, Inventaraktionen sowie Chat-, Board- und Wissensinhalte verarbeitet. Dokumente können Personal-, Vergütungs- und Abrechnungsdaten enthalten. Krankmeldungen und Belege enthalten Gesundheitsdaten. Die Verarbeitung dient der Arbeitsorganisation, Kommunikation, Bereitstellung eigener Unterlagen und betrieblichen Dokumentation.

Berechtigte Personen deines Betriebs erhalten nur die Daten, auf die ihre Rolle und die jeweilige Freigabe Zugriff erlauben. Teamnachrichten und gemeinsam veröffentlichte Inhalte sind für die vorgesehenen Empfänger sichtbar. ClarixUP-Mitarbeitende können bei erforderlicher Administration, Fehlerbehebung oder Support auf betroffene Daten zugreifen. Daten werden außerdem an die nachstehend beschriebenen Dienstleister und gegebenenfalls aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung an zuständige Stellen übermittelt. Wir verkaufen keine Nutzerdaten und verwenden sie nicht für personenbezogene Werbung.

Die Rechtsgrundlage für deine betrieblichen Daten legt dein Arbeitgeber nach dem konkreten Einsatz fest. In Deutschland kommen insbesondere § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder c DSGVO sowie anwendbare Kollektivvereinbarungen in Betracht. Für Gesundheitsdaten ist zusätzlich eine Grundlage nach Art. 9 DSGVO erforderlich, insbesondere Art. 9 Abs. 2 Buchst. b in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind. Eine Einwilligung ist nur dann eine Grundlage, wenn sie wirksam und im Beschäftigungsverhältnis freiwillig ist.

Soweit ClarixUP selbst verantwortlich ist, stützen sich Sicherheit, Missbrauchsabwehr und erforderliche technische Diagnose auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst und am Schutz seiner Nutzer. Die Bearbeitung von Anfragen erfolgt je nach Anliegen zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung nach Buchst. b, aufgrund gesetzlicher Pflichten nach Buchst. c oder aus berechtigtem Interesse an der Beantwortung nach Buchst. f. Eine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung richtet sich nach Buchst. a und kann für die Zukunft widerrufen werden.

Ohne ein zugeordnetes Konto und die notwendigen Anmeldedaten kann die App keinen geschützten Mitarbeiterzugang bereitstellen. Ob weitere Angaben für eine betriebliche Aufgabe erforderlich sind, erfährst du von deinem Betrieb. Geräteberechtigungen ersetzen keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Die App-Berechtigungen für Kamera, Mikrofon, Standort und Benachrichtigungen kannst du in den Systemeinstellungen ändern; die betroffene Funktion steht dann gegebenenfalls nicht zur Verfügung.

4. Hosting, Sicherheit und Verarbeitungsorte

Anwendung, Datenbank und privater Dateispeicher werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Anwendungs- und Dateispeicher befinden sich in Falkenstein; verschlüsselte Sicherungen werden auch an weiteren deutschen Hetzner-Standorten aufbewahrt. Zugriffe von Endgeräten und auf den Dateispeicher erfolgen über HTTPS. Rollen und Betriebszuordnungen begrenzen den Zugriff. Anmeldedaten und ausgewählte lokale App-Daten werden mit den Schutzfunktionen von Android beziehungsweise iOS gesichert.

Bei Serverzugriffen fallen technisch insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderter Endpunkt, Antwortstatus sowie App- oder Browserinformationen an. Sie dienen der Auslieferung, Fehlerklärung und Abwehr von Missbrauch. Anwendungsprotokolle werden größenabhängig rotierend überschrieben; die zeitliche Reichweite hängt vom Protokollaufkommen ab. Für länger benötigte konkrete Sicherheitsfälle ist der jeweilige Aufklärungszweck maßgeblich. Für technische Fehlerereignisse gilt zusätzlich Abschnitt 10.

Der Sitz von ClarixUP in Zypern liegt innerhalb der EU. Die nachfolgend genannten ergänzenden Dienste können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Deshalb gilt die Angabe zum deutschen Hosting nicht pauschal für sämtliche Empfänger.

Google beschreibt für internationale Übermittlungen Angemessenheitsbeschlüsse einschließlich des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich. Apple beschreibt für Daten aus dem EWR Standardvertragsklauseln. Die jeweiligen Bedingungen und Möglichkeiten, eine Kopie der Garantien anzufordern, sind über die unten verlinkten Anbieterinformationen erreichbar. Bei Fragen zu den für unseren Dienst eingesetzten Empfängern kannst du dich auch an contact@clarixup.de wenden.

5. Anmelde-E-Mails und Kontakt per E-Mail

Automatische E-Mails, beispielsweise Einladungen, Anmelde- und Löschbestätigungen, werden über Resend (Plus Five Five, Inc., USA) versendet. Dabei erhält Resend Empfängeradresse, den jeweiligen Nachrichteninhalt und Versandmetadaten, gegebenenfalls auch einen im Text enthaltenen Namen. Resend setzt Unterauftragnehmer ein, darunter Amazon Web Services in den USA für Hosting und Versand. Die veröffentlichten Auftragsverarbeitungsbedingungen von Resend beziehen EU-Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlungen ein. Die Bedingungen und aktuelle Empfängerliste sind unten verlinkt.

Resend nennt für E-Mail- und Versandprotokolldaten in seinen Standardtarifen 30 Tage Aufbewahrung und für verbleibende Kundendaten nach Vertragsende eine Löschung innerhalb von 90 Tagen. Die Aufbewahrung einer zugestellten E-Mail in deinem eigenen Postfach bestimmt dein E-Mail-Anbieter beziehungsweise du selbst.

Wenn du contact@clarixup.de anschreibst, verarbeiten wir deine Adresse, den Inhalt und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge zur Bearbeitung des Anliegens. Unsere Postfächer werden durch die Migadu-Mail GmbH, Rohnen 587, CH-9414 Schachen, Schweiz, bereitgestellt. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir speichern Korrespondenz, solange sie für die Bearbeitung, den Nachweis des Vorgangs oder gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist. Sende uns keine Gesundheits- oder Personalunterlagen, die für deine Anfrage nicht benötigt werden.

6. Standortprüfung

Wenn dein Betrieb eine Standortprüfung aktiviert hat, fragt die App beim Start der Zeiterfassung nach deiner Gerätefreigabe einmalig den Standort ab. Koordinaten und Genauigkeit werden zur Entfernungsprüfung an ClarixUP übertragen. Das Prüfprotokoll speichert die Betriebsstätte, Entfernung, Genauigkeit und das Ergebnis, nicht deine Rohkoordinaten. Die App verfolgt keine Bewegungen im Hintergrund. Die Aufbewahrung des Prüfprotokolls richtet sich nach den zugehörigen betrieblichen Zeitdaten. Über Zweck, Rechtsgrundlage und etwaige Alternativen informiert dich dein Betrieb. Im für den internen Store-Test eingerichteten Demobetrieb ist die Standortprüfung ausgeschaltet.

7. Kamera, Mikrofon, Dateien und Scanner

Kamera, Mikrofon und Dateiauswahl unterstützen von dir gestartete Aktionen wie Fotos, Beleg-Uploads, Sprachnachrichten und das Scannen von Barcodes oder QR-Codes. Du bestimmst, welche Inhalte du sendest. Hochgeladene Inhalte werden für berechtigte Empfänger im privaten Dateispeicher bereitgestellt. Dateien können eigene Metadaten enthalten, etwa Aufnahmezeit oder Standortangaben. Beim Teilen oder Exportieren erhält die von dir gewählte App oder Person eine Kopie. Für solche Kopien sind deren Empfänger und du verantwortlich.

Die Barcodeerkennung der App findet auf dem Gerät statt. Die Android-Scannerbibliothek enthält zusätzlich Google ML Kit. Google beschreibt für dieses SDK die Verarbeitung von Gerätehersteller und -modell, Betriebssystem, App-Kennung und -Version, Installationskennungen sowie Leistungs-, Nutzungs- und Fehlerdaten für SDK-Diagnose und Nutzungsanalyse. Diese mögliche SDK-Verarbeitung ist von der optionalen ClarixUP-Fehlerdiagnose getrennt; deren Abschaltung schaltet nicht automatisch die Datenerhebung anderer Bibliotheken ab. Google-Dienste können Daten international einschließlich in den USA verarbeiten. Die unten verlinkten SDK- und Transferinformationen erläutern die Datenarten und Schutzmechanismen.

8. Push-Benachrichtigungen

Für entsprechend eingerichtete App-Versionen kannst du Benachrichtigungen aktivieren. Eine Zustellkennung wird dann mit deiner Installation, Sitzung und Betriebszuordnung verknüpft. Die Zustellung erfolgt auf Android über Google Firebase Cloud Messaging und auf iOS über den Apple Push Notification service. Beteiligt sind die jeweils zuständigen Google- beziehungsweise Apple-Gesellschaften, einschließlich Google Ireland Limited und Google LLC beziehungsweise Apple Distribution International Limited und Apple Inc. Die Dienste verarbeiten Zustell- und Gerätekennungen sowie technische App-, Geräte- und Verbindungsdaten; eine Verarbeitung außerhalb des EWR einschließlich in den USA ist möglich.

Die von ClarixUP versendeten Hinweise enthalten keinen Chattext, sondern einen allgemeinen Hinweis und eine interne Zielzuordnung. Beim Öffnen werden Anmeldung und Berechtigung erneut geprüft. Du kannst Benachrichtigungen deaktivieren oder die Gerätefreigabe widerrufen. Abmeldung und Sitzungswiderruf entfernen die serverseitige Zustellregistrierung. Eine bereits beim Plattformanbieter vorhandene Installationskennung ist davon getrennt; ihre Aufbewahrung richtet sich nach dessen Bedingungen. Push ist im ersten internen Android-Testbuild noch nicht eingerichtet.

9. Speicherung auf deinem Gerät

Zugangstoken werden durch Android Keystore beziehungsweise iOS Keychain geschützt. Ausgewählte Nachweisentwürfe und Fotos werden lokal verschlüsselt gespeichert, damit du sie später fortsetzen oder senden kannst. Sie bleiben bis zum Entfernen beziehungsweise bis zur Abmeldung oder zum Betriebswechsel gespeichert. Ein begrenzter Offline-Auszug deines Zeitsaldos und deiner eigenen Schichten ist höchstens 24 Stunden verwendbar. Er erlaubt keine Offline-Zeitbuchungen.

Heruntergeladene Dateien und Aufnahmen liegen vorübergehend im privaten App-Speicher. Die App bereinigt diese Dateien beim Verlassen in den Hintergrund, bei Abmeldung und über eine Ablaufprüfung von 15 Minuten bei weiterer Nutzung. Das ist keine Zusage, dass ein ausgeschaltetes Gerät nach genau 15 Minuten selbständig Dateien löscht. Bereits exportierte Kopien liegen außerhalb dieser Bereinigung. Notwendige lokale Speicherungen dienen dem ausdrücklich genutzten App-Zugang und den von dir gestarteten Funktionen; die native App setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein.

10. Technische Fehler und Diagnose

Für die technische Fehlerbehebung betreibt ClarixUP Sentry auf eigener Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Serverseitige Fehlerereignisse können technische Anfrage- und Fehlerdaten enthalten. Die Ereignisaufbewahrung ist auf 90 Tage eingestellt. Das ist kein Einsatz des Sentry-Cloud-Dienstes.

Eine gesonderte Fehlerdiagnose der nativen App wird nur bei entsprechender Konfiguration aktiviert; sie ist derzeit auf Test- und Produktionsserver nicht aktiviert. Bei Aktivierung übermittelt die App minimierte JavaScript-Fehlerdaten wie Fehlerklasse, Programmposition, Plattform und Appversion. Nachrichten, Formularinhalte, Zugangstoken, Dateiinhalte, Bedienungsverläufe und Bildschirmaufzeichnungen werden nicht in diese App-Fehlerberichte übernommen. Der Empfängerserver erhält technisch auch die für die Verbindung notwendigen Netzwerkdaten. Die Datenverarbeitung nativer Google-Bibliotheken wird dadurch nicht ausgeschlossen; siehe Abschnitte 7 und 8. ClarixUP verwendet die Daten nicht für personenbezogene Werbung.

11. Aufbewahrung und Löschung

Für Arbeitszeit-, Personal-, Entgelt- und Nachweisunterlagen bestimmt dein Betrieb die erforderlichen Fristen nach Zweck und anwendbaren gesetzlichen Pflichten. Bei Zeitdaten beträgt die technische Standardeinstellung 24 Monate. Der Betrieb kann die Aufbewahrung konfigurieren; eine deaktivierte Löschautomatik und rechtliche Aufbewahrungssperren können eine längere Speicherung bewirken. 24 Monate sind deshalb keine pauschale Höchstfrist für alle Beschäftigtendaten. Die Löschvorschau zeigt die Zeitdateneinstellung deines Betriebs an.

Chatmedien sind aktuell für 30 Tage eingestellt; anschließend werden sie durch den Bereinigungsdienst aus dem Dateispeicher entfernt. Das löscht nicht automatisch den zugehörigen Nachrichtentext. Für Nachrichtentexte, Boards, veröffentlichte Wissensinhalte und fertige betriebliche Nachweise gelten die jeweilige Inhaltslöschung, die Kontolöschregeln und das Löschkonzept des Betriebs. Abgeschlossene Meldungen und abgeschlossene Kontolöschbelege werden nach 90 Tagen entfernt. Offene Vorgänge bleiben bis zur Bearbeitung beziehungsweise bis zur erfolgreichen Datei-Löschung erhalten. Löschbestätigungscodes sind zehn Minuten gültig; abgelaufene Löschabfragen werden durch den Bereinigungsdienst entfernt.

Mobile Zugangstoken sind aktuell zehn Minuten gültig; die Erneuerung endet nach 30 Tagen ohne Nutzung, spätestens 90 Tage nach Sitzungsbeginn. Diese Gültigkeit bedeutet nicht, dass sämtliche Sicherheits- und Sitzungsprotokolle dann automatisch gelöscht werden. Bei Kontolöschung werden die zugeordneten Sitzungen entfernt. Weitere Sicherheitsaufzeichnungen werden nur so lange benötigt, wie es die Absicherung und Aufklärung des jeweiligen Vorgangs erfordern.

Gelöschte Live-Daten können bis zur Rotation in verschlüsselten Sicherungen verbleiben. Die reguläre Rotation hält Stunden-, Tages- und bis zu acht Wochenstände vor; tägliche geschützte Archive sind für 30 Tage gegen Löschung gesperrt. Wenn Sicherungen fehlschlagen, können ältere Wiederherstellungspunkte bis zum Ersatz durch neue geprüfte Sicherungen erhalten bleiben. Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung. Bei einer Wiederherstellung müssen vorherige Löschungen erneut berücksichtigt werden.

12. Hilfe, Meldungen und Blockieren

Wenn du einen Inhalt meldest, erhält die ClarixUP-Administration den Meldetext, die Zuordnung zum Inhalt, einen begrenzten Inhaltsauszug und gegebenenfalls die für die Bearbeitung nötigen Kontozuordnungen. Die Entscheidung wird dokumentiert. Direkte Blockierungen werden deinem Konto und Betrieb zugeordnet. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung deiner Meldung und dem Schutz der Beteiligten; die Fristen stehen in Abschnitt 11.

13. Kontolöschung und betriebliche Unterlagen

Du kannst die Kontolöschung in der App oder über die unten verlinkte öffentliche Löschseite anfordern. Nach der E-Mail-Bestätigung erhältst du eine Vorschau der entfernten und aus betrieblichen Gründen verbleibenden Daten. Mit deiner abschließenden Bestätigung werden der persönliche Login entfernt, Sitzungen widerrufen und private Dateien zur Löschung vorgemerkt. Der Statusschlüssel ermöglicht die Abschlusskontrolle. Fehlgeschlagene Dateilöschungen werden erneut versucht und bleiben bis zum Abschluss sichtbar.

Betriebliche Arbeitszeit-, Personal-, Abrechnungs- und Nachweisunterlagen werden durch das Löschen des App-Kontos nicht pauschal entfernt. Für diese Daten bleibt dein Betrieb verantwortlich. Wenn du keinen Zugriff mehr auf die hinterlegte E-Mail-Adresse hast, wende dich an contact@clarixup.de; eine angemessene Identitätsprüfung kann erforderlich sein.

14. Deine Rechte und Beschwerdemöglichkeiten

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit nach Art. 15 bis 20 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf bleibt unberührt. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kannst du nach Art. 21 DSGVO aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Für Beschäftigten- und Betriebsunterlagen kontaktiere deinen Betrieb. Für eigene Verarbeitungen von ClarixUP und Unterstützung bei der Zuordnung deiner Anfrage erreichst du uns unter contact@clarixup.de. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für den Sitz von Labonde Software Ltd ist das Office of the Commissioner for Personal Data Protection in Zypern zuständig: commissioner@dataprotection.gov.cy. Die Behörde ist unten verlinkt.

15. Änderungen und weitere Informationen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn Funktionen, Empfänger oder Verarbeitungsbedingungen geändert werden. Eine ältere installierte App kann eine ältere Textfassung enthalten. Die jeweils veröffentlichte Webfassung ist über /datenschutz-app erreichbar. Wesentliche Änderungen und gegebenenfalls notwendige Einwilligungen werden nicht allein durch eine Änderung dieses Textes ersetzt.

Datenschutzinformationen der genannten Dienste

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